摘 要：现代化的档案管理的重要环节便是档案管理基础性工作，在档案管理工作中，若基础工作难以顺利落实，或者工作之中出现差错，就会导致档案信息繁杂凌乱，档案资源不全，档案管理工作更无法实现高效率、高质量。因此，为了能够保障档案管理工作有序开展，就需要加强现代档案管理，重视档案基础工作。对关于加强档案管理基础工作的重要性进行探讨。
　　
　　关键词：计算机档案管理；前期基础工作；重要性。
　　
　　计算机近年来不断进入到各个行业中来，不仅促进单位科技水平，同时也能够利用其智能、便捷等优势提高各个行业的工作效率及精确度，有着重要作用，其中档案管理工作也能够从中受益。但在我国部分档案管理部门的前期基础工作中仍存在繁琐、混乱等问题。下面我们将对该项工作中存在的主要问题进行一一分析。
　　
　　1 前期基础工作中存在的主要问题。
　　
　　目前，我国的企事业单位经过改制后，各方面情况都很复杂，尤其是人员调动频繁，产品方向的更迭等。因此，单位的档案状况多是：内容庞杂、案卷数多、时间跨度长。而且一直处于封闭式管理，仅以保管为目的、以案卷不丢失为原则，再加之每个时期对档案管理的要求不同，形成整理的规格不统一等情况。所以造成处在转型时期的大中型单位档案前期基础工作普遍较差的局面。其主要问题集中反映在以下几个方面：
　　
　　第一，由于企事业单位在发展过程中对档案的要求与使用范围不同，因此部分单位的档案管理人员并没有明确地对档案进行编号或确定档号，导致档案在使用或保存的过程中存在缺失情况；第二，由于部分单位在进行档案管理时仍沿用纸张档案进行保存，而由于档案保存时间过长，页码等部分的字迹早已模糊，而档案管理人员没有及时对其进行计算机录入，最终导致档案核实不明确；第三，由于部分档案人员管理能力低下，缺乏利用计算机进行档案保存的能力，导致档案数据不全面，或者在保存时出现存错文档等现象，对档案管理的前期准备工作造成阻碍。
　　
　　2 档案管理基础工作的重要性。
　　
　　2.1 有利于档案管理工作规范化。
　　
　　随着时代的不断发展，科技的深化利用，在当今人们对信息大量需求的环境下，档案管理工作逐渐实现规范化、标准化便成为了新时代下档案管理的要求。而为了能实现档案管理规范化、标准化的目的，就需要在具体的档案管理工作中，重视档案管理基础工作。
　　
　　档案管理基础工作的有序进行有利于档案信息去粗取精、实现资源重组，助推档案管理工作标准化进行。其次，加强档案管理工作能够将无用文件踢出，能够将档案信息中有无价值、保管期限不准的信息进行规范，从而在实现提高档案管理工作效率的基础上，促进档案管理工作规范开展。
　　
　　2.2 有利于保证检索的查全率和查准率。
　　
　　通常对档案信息进行检索时，都是在计算机技术支持的基础上进行的。而为了保证检索的查全率与查准率就需要做好档案管理基础工作。也就是说，档案基础工作的高质量开展，是可以保证检索的查全率和查准率的。在计算机进行检索的过程中，为保证检索的完整性、避免在检索过程中出现错误，就需要对档案进行分类，并提升校审力度。另外，在按照规定进行分类时，还能够在明晰的分类号下，通过有效的关键词，实现档案检索速度，能有利于档案检索的查全率与查准率的提升。
　　
　　2.3 有利于促进档案管理的现代化进程。
　　
　　档案管理的现代化主要表现在档案管理工作融入了先进了的信息技术、计算机技术，在档案信息处理上提升了信息利用的价值、增强了信息检索的准确性。另外，在做好档案管理基础工作时，就需要在整理档案的过程中分清轻重缓急，加工整理档案信息。当档案内容中利用价值较高的、价值较大的时，还需要在充分利用原档案信息的基础上，提升档案管理的效率，实现档案管理现代化发展，并在信息技术的支持下，在科学的现代化档案管理模式下，促进档案管理工作实现现代化。
　　
　　3 解决问题的途径。
　　
　　3.1 全面清理存档的资料。
　　
　　由于档案在长期保存过程中极易出现重复、丢失等现象，同时也会因需要保证档案的全面性而保存一些无价值的资料，对档案的有效管理造成一定阻碍。因此，应当将全部收集的以后的资料全部找出，并通过对档案的一一比对、分类及查找，找出未保存、重复保存以及无保存价值的档案资料并对其存档进行全面清理，提高档案管理工作的效率及档案利用率。
　　
　　3.2 组织有关人员进行整理和确认。
　　
　　首先，档案管理人员及有关人员需要对现有资料进行全面整理及确认，通过去掉无价值的档案，避免出现档案重复或档案调取时间长等问题，提升档案的利用率；其次，根据档案的类别、性质及用途的区别于特点，对档案进行分类整理，以便相关人员在进行调取档案时节省时间；再次，整理与计算机管理有关的参数。在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程。要将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷以保证全部案卷更加规范，而重新组卷不仅可以优化存档、科学保管，也可以提高实行计算机管理档案的利用效率；最后，通过设立专门的培训部门，对档案管理人员进行定期培训，通过加强相关人员档案管理能力及知识，确保在全面提高人员整体素质的同时提升档案管理效率。
　　
　　3.3 结合单位实际，规范着录工作。
　　
　　要实现计算机管理档案，着录工作的标准化是其基础和前提条件，也是实现计算机检索的基础工作。由于各个单位的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以应该以《档案着录规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合本单位实际着录工作的着录细则。
　　
　　3.4 为了保证检索查全率和检索查准率，应当统一分类号，题名应当规范。
　　
　　首先，必须根据《中国档案分类法》，制定出适合本单位实际的具体细则。档案的分类保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。因此，在着录时要规范题名。结合计算机检索需要在着录过程中将题名中责任者、事由、文种等，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整；其次，如果题名要素不完整则要补齐，如果题名冗长则删除多余的赘词。在单位的范围内，仅仅涉及到的是与工程和科技有关的名词，在分类号的制定和题名上，也必须顾及不应与有关社会科学相冲突的词语。这样不仅可以确保检索的完整性，还可以使计算机检索的显着优势能够满足人们个性检索的需要。这样为以后进入地区和行业的计算机联网打下良好的基础。
　　
　　综上所述，前期基础工作是保证档案管理工作顺利进行的重要前提，同时也是提高档案管理工作效率的前驱条件。前期基础工作不仅能够使档案管理工作逐渐规范化、科学化，同时也能够通过该项工作提高档案管理工作的精准度与先进性，对档案管理工作的顺利开展具有重要作用。而我国档案管理前期工作中仍存在一定不足，需要通过各方面的措施对其进行改善及提高，为促进我国档案事业发展奠定基础。
　　
　　参考文献：
　　
　　[1]马缘君。现代档案管理面临的问题及解决对策[J].办公室业务，2013（10）。　　
　　[2]张艳。浅析现代档案管理的必要性及其举措[J].黑龙江科技信息，2012（5）。

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