学校管理是一项完善的科学的教育工程,一般分行政管理、教育教学管理、学生管理、总务管理、档案管理等几部分.但不少学校忽视档案管理,不懂得档案管理是学校管理的一个重要组成部分,没有档案管理是不完善的学校管理.学校档案,是学校一切工作的综合反映.一所学校,如果能把自己历年工作实绩的所有资料,全面系统地划类归档,建立起规范化的学校档案,对进一步加强和改善学校管理,全面贯彻教育方针,提高教育教学质量,有着极其重要的意义.

　　一、档案管理的内容

　　1.学校行政管理方面:校史及学校平面图、建筑图纸;上级的文件、通知及有关批复;工作计划、总结及大事记;各种规章制度、会议记录及有关决定;固定财产登记表、统计报表及财务资料;受各级各部门表彰情况及证件;历年学校领导班子的组成人员及基本情况等.

　　2.教育教学管理方面:教导处、教研组及团队组织的工作计划、总结;每学期教师任课情况安排表;每学期期终考试、各类学科竞赛及每学年升级、毕业考试试卷、质量分析、成绩统计表、分数册;不同版本的教材、教参;历年所订主要报纸、杂志;图书资料、教学仪器、文体器材、电教设施的登记册;学校和教师在各种报章杂志上发表的论文、经验材料及他人发表的报道本校事迹的新闻、通讯、经验材料;完整的义务教育档案资料等.

　　3.学生管理方面:每学年的分年级分班学生花名册及基本情况登记表;学籍登记表;转学、休学、复学、留级的有关证件、存根及失学、死亡原因的情况登记;学生体检登记表及体育达标成绩测查表;学生奖惩情况登记表;小学升初中的学生去向及初中毕业生花名册、毕业证存根、毕业生合影、毕业生去向等.

　　二、档案管理的方法

　　1.人人树立档案意识.一个学校能否把档案建起来,并管好、用好,关键是领导.校长重视档案工作建设,善于用档案资料统管学校各项工作,是做好档案工作的根本保证.校长重视了,就必然会要求全校教职员工要树立档案意识,在日常工作过程中养成积累资料的良好习惯,避免平时不注意收集保存,遗失了期末交不回档案室,归不了档.

　　2.学校应设立档案管理人员.在不增加编制的条件下,尽可能设档案专职管理人员.要制定管理人员职责和管理制度,除建好、管好、用好档案资料等内容外,要特别注意在档案管理人员变更时,做好交接工作,防止人员变、资料丢的混乱现象.

　　3.资料分类归档.档案资料,通常一学期收集整理一次.对所收集的资料,在归档前一定要进行审查整理,认真鉴别,决定取舍,然后系统地分类、分项、分卷装入档案袋.一般学校都要建立档案柜,档案袋入柜存放;凡有条件的都要建立档案室,档案室除放置档案柜存放文书资料等档案袋外,还要陈列、存放学校有史以来保存下来的有价值的珍贵实物和报纸、杂志、教材、试卷等不能入袋的资料.

　　4.事事处处注意"四性".即档案资料的连续性、完整性、系统性和价值性.连续性,是指跨学年的重要事件,如教改实验课题,一般都不是一个学年能够完成的,周期较长,一轮实验要延续几年、十几年,对每学期、每学年的阶段性实验报告和终结性的实验成果报告,以及其他有关资料,或二轮、三轮的实验资料,都要注意连续性;完整性,是指本学期、本学年的某件事、某项活动要有头有尾,善始善终,防止有部署没检查,有计划没总结;系统性,是指分类立卷工作要规范化.要科学地系统地分类分项,便于查找资料,发挥档案资料对学校工作的指导作用;价值性,是指对收集起来的资料,要严肃认真地审查整理,对那些没有教育价值、科研价值、保存价值和历史资料查找使用价值的就不必归档,可另作处理.档案资料不能兼收并蓄,把凡是收集到的东西统统塞进档案袋里.即使归档的资料,也要标明保存期"永久"或"长期".

　　三、档案管理的优越性

　　1.实行档案管理,能增强对学校检查评估的真实性和准确性.档案,是督查、评估和指导学校工作的可靠依据.有的学校,平时做了许多工作并卓有成效,但督导检查时,听汇报成绩不少,查资料证据不足,有的已经失落,有的一时找不到,而评估"重证据,不轻信口供",积分自然受到影响.有了档案资料,就是真凭实据,督查评估就能做到公平合理.

　　2.实行档案管理,能调动教师的工作积极性,激励教师的竞争意识.每学期根据工作实绩填写一次,内容和本人见面,学校领导、教研组长和本人共同签字方能生效.由于绝大多数教师的上进心、自尊心很强,这样做对每个教师都是一个有力的鞭策和鼓舞,增强其事业心和责任感,对全面贯彻教育方针,面向全体学生,全面提高教育教学质量,都有极大的促进作用.评模,评职称等,就能避免凭印象、走后门、耍权力."模范不模范,翻开档案看",按工作实绩排队上,过去的"老大难",就会变成再也不难.

　　3.实行档案管理,便于查找和使用有关资料,便于利用校史及有关实物,对学生进行校史教育、传统教育、爱国主义教育等.

　　4.实行档案管理,能进一步加强和完善学校的科学管理体制,使每所学校都能从本校的实际出发,摸索经验,按照教育教学规律办好自己的学校.教育是一门科学,有其本身的规律,但这个规律并不是任何人随便都可以掌握的,只有在工作实践中,不断总结成功的经验,吸取失败的教训,得而不骄,失而不馁,才能从中找出规律,指导自己的工作在曲折的道路上不断前进.档案资料为此提供了有利条件,使学校管理从随意性、经验型向自觉型、科学型发展.

　　总之,建立健全学校档案,实行档案管理,有利于对学校的正确评估,有利于对教师和学生的全面考核,有利于查找和使用历史资料,有利于学校进行科学管理,有利于提高学校教育教学质量,只要努力把学校档案建好、管好、用好,就一定能把学校办出成绩,办出水平.

　　参考文献:

　　[1]许镇雄.解读《高等学校档案管理办法》的新亮点[J].档案.2009(1).

　　[2]郭抗抗.解读高等学校档案管理新令[J].教育与职业.2009(2).

　　[3]耿志杰.数字档案馆个性化服务研究[D].广西民族大学.2007:1.

　　[4]《高等学校档案管理办法》中华人民共和国教育部、国家档案局第 27 号令 2008-08-20.

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