摘要: 文章以 XK 公司为研究对象,从岗位分工与授权、请购与审批、采购与验收、付款、监督检查方面对采购与付款内部控制进行分析.实践调研发现存在岗位分工与授权不明确,内部环境紊乱;制度建设趋于形式化;采购风险管理不规范;付款重复存在舞弊,监督力度不够强等问题.因而提出相应对策,望对提高企业采购与付款内部控制有效性提供参考.

关键词: 采购与付款;内部控制;授权与审批

0 引言

对于企业来说,采购与付款业务是企业最基本的业务之一,也是企业最容易出现差错和舞弊的业务之一.根据《企业内部控制应用指引》采购与付款可以界定为:购买物资(或接受劳务)及支付款项等相关活动.[1]

其中主要包括企业的原材料、库存商品、固定资产、工程物资、低值易耗品等.由于采购与付款业务发生频繁,容易产生漏洞,舞弊事项也经常出现,所以有效的采购与付款控制机制不仅可以降低企业成本和采购风险,同时更是生产经营正常运转的保证.因此,本文以 XK 服装公司为研究对象,对企业实际采购与付款内部控制现状进行分析.

1 XK 公司采购与付款有效控制的现状

1.1 岗位分工与授权

人在企业经营活动中是属于比较活跃的因素,而企业员工的岗位分工将会直接影响到各自的职责和权限.[2]XK 公司目前岗位分工较为简单,主要是总经理一把手掌控企业的重大事项和决策,下面分有销售、财务、采购、仓储、生产、和人事主管,在采购方面,分有采购员,其主要负责对外采购生产所用的布匹、布料,买回来后将货物交给仓储部的统计员,统计员将货物直接入库并在验收单上签字,采购员拿着收据就直接让出纳付款.从对 XK 公司员工的观察访谈来看,虽然设有会计职位,但对采购的货物基本没有进行记录,而统计员也并不重视对采购回来的物资的质量与数量进行验收、清点.岗位的设置形同虚设,员工在其位而不谋其职,造成人员浪费.组织架构如图 1.

在授权方面,XK 公司的基本情况是采购人员需向财务部相关人员提供《付款申请表》、发票、到货验收单、入库证明等付款资料,财务部相关会计接到付款申请表单据后,审核原始单据是否符合规定,再检查是否有相关授权人员的审批签字,审核无误后编制付款凭证,并交由出纳复核,再进行付款,支付完毕,出纳还需在付款凭证上盖章表明已付.

1.2 请购与审批

因为采购与付款业务是企业基本业务之一,所以该业务发生频繁,工作量巨大,经常性发生管理的漏洞,容易发生舞弊,企业应该更加重视.[3]目前 XK 公司的采购与付款的风险评估体系漏洞多,在请购和审批方面存在许多不足之处,首先是在编制需求与采购计划中,各种布料的需求或采购计划不够合理,采购人员经常性不按实际需求来安排采购,有时会随意超计划采购,与公司生产部门计划采购的物资数量时常不协调,造成浪费.表 1 是生产部门计划采购与采购部门实际采购的各种布料的数量.

4 月份随着气候的转暖,生产部门也开始计划生产轻薄的衣服,对雪纺和牛仔料的需求量较大,而采购部门却没有按照生产部门的需求量来购买布料,造成采购的布料与需求的布料的数量不匹配,进而会影响公司的生产计划,也会使得公司的销量受到影响.同时,公司对采购部门的采购数量与采购价格是否超预算,或者采购的物资是否是预算之外的授权程序并不十分明确,XK 公司的授权审批程序如图 2.

对于超预算与预算外审批权限 XK 公司有一定的授权程序,在采购价格不超过 10 万元的情况下,采购员可直接采购,对于采购价格是否超预算的界定较宽松,采购员具有较大的权限,这种情况可能会导致采购员舞弊的现象,而对于采购数量是否超预算则没有要求;对于预算内的物资由采购主管审批后再由采购员采购,预算外的物资由总经理审批后交给采购员采购,但是对于是否预算内的物资没有明确规定,因此具有很强的主观性.

1.3 采购与验收

采购与验收环节主要是对采购方式、供应商选择和验收程序等方面进行严格把关.其中,选择合适的供应对公司降低采购成本库存成本,保证采购物资质量具有十分重要的意义.[4]

在 XK 公司一年内共 38 笔合同中 31%来自浙江,25%来自江苏,19%来自广东,14%来自河北,9%来自广西,2%来自天津.供应商的地理位置分布比较广泛,增加了采购员对供应商调查的难度,往往调查的真实性会受到影响,进而会给公司带来很大的风险,并且运输的物流周期又非常的长,增加了物资在运输过程中受到损坏的风险,运输成本相对较高,而且出现问题的情况,现场解决的能力差,反应时间较长.此外,XK 公司没有定制对供应商的评价指标,对供应商的选择存在很大主观能动性,自主权主要掌握在高管的手上,往往会指定某些供应商为公司提供布料,采购部直接实施采购.

1.4 付款

付款是公司资金的直接流出,财会部门作为付款的执行者,需要对采购付款业务严格把关.对各种单据需认真审核,经主要负责人批准签字后再付款,付了款后还要进行记录并对相关单据加盖"款已付讫"的戳记,以防重复付款.XK 公司对付款环节作了控制,控制图如图 3.

公司的采购部根据采购合同、发票、原物料入库单等凭证经办付款事项.如果付款额是在五万元以下的,财务部根据采购预算、采购合同、购货发票、验收记录等资料,核实相符的情况下,予以签批;如果付款额是在五万元以上的,还需上报总经理审批后,就由出纳办理付款手续.财务部主要工作是核实资料之后办理付款相关事宜,何时支付也由其决定.这就使得财务部对资金支付具有很大的掌控性.资金运转与企业的正常运营有着密不可分的关系,如果过大的资金支付权掌握在部分人手中,可能会给企业带来一定的资金支付环节的腐败问题.

1.5 监督检查

根据图 1 可知 XK 公司的规模并不大,像这种类型的中小企业可能考虑成本等因素既没有设置相关的审计部门,更不会成立审计委员会对其的相关业务进行监督.每年接受高层管理人员的重点检查的一般只有财务部.由此可见,XK 公司其他部门的监督情况较为薄弱,从对该公司的调查访谈来看,公司部门与部门之间也不存在相互监督的情况.

2 采购与付款有效控制问题及原因

2.1 公司管理者对岗位分工与授权不够重视

XK 公司的管理层由于缺乏现代企业管理理念,只注重企业的短期目标现利润的增长上,忽略了岗位的具体分工与采购授权等公司内部有效控制的建设,这将不利企业的可持续发展.又由于公司各工作人员有不同的文化背景、工作方式,也造成采购人员业务素质参差不齐,因此各个采购人员的工作积极性也不尽相同.表 2 是 XK 公司主要工作人员的学历人数,只有财务部的工作人员学历较高外,其他部门的学历普遍是专科,采购部更多的是高中学历,这往往会造成上级和下级的分工理解会有所出入,管理者在授权批准方面也是得过且过.在布匹、布料采购方面,需要业务员和质检员能够准确判断布匹的外观质量并划分等级,然而 XK 公司人员的对相关采购人员的培训机制不够完善,使得原本学历不高的采购人员,其业务又得不到进一步提升.其次,公司在人力、物力、财力上对采购与付款的有效控制建设投入很少,使得其发展处于停滞阶段.

2.2 制度建设趋于形式化

XK 公司规模较小,在职务安排上不够完善,部门之间分工又不够明确,员工之间也经常出现相互推卸责任及越权审批等问题,从而降低工作效率和制度的执行率.《企业内部控制基本规范》规定"企业应当根据有关法律法规、本规范及其配套方法,制定本企业内部控制制度并组织实施".[6]而 XK 公司在采购与付款业务控制活动环节上,有少量的相关制度,不完善,并且趋于形式化,实际操作性差.尤其是在请购与审批制度方面,公司没有制定紧急请购流程,导致采购员以紧急为由,先采购后申请,与生产部门的需求不协调,采购不合适的布料,影响销量.此外,该公司从编制需求与采购计划到采购申请、供应商选择到最后的付款审核,都缺乏了具体的风险评估机制,使得其产生漏洞的可能性就越大,就会影响到整个生产运营流程,造成的损失更多.

2.3 采购与验收环节漏洞多

一方面为了节约劳动力成本,XK 公司招聘的员工普遍学历、业务素质不高,所以采购人员和验收人员并没有履行好自己的职责.如验收人员不履行好自己的职责就会容易引起采购人员的舞弊行为,造成职权不明确,还会发生造假等现象.从另一个方面看来,企业也没有认识有效内部控制制度的重要性.事前没有系统的预测采购与验收潜在的风险,主要是凭管理者的主观意识做出判断,往往出现问题时才考虑要如何去应对.事中没有健全的监督机制去处理采购与付款环节上出现问题.事后也并没有通过经验教训来提高企业有效内部控制制度的意识.

2.4 付款环节控制不到位

在与供应商结算方面 XK 公司没有建立良好的付款核算制度,财务部与采购部相关人员也没有定期对货款结算情况进行沟通,从而导致重复付款,付款不及时的问题等.在审批付款限额上,财务部门拥有较大的付款权限,主观随意性较大,会在付款环节上弄虚作假,尤其是在订单数量较小的情况下,购买不符合质量要求的材料,收取回扣,支付小额货款,容易造成资金损失,影响公司收益.

2.5 监督力度不够强

XK 公司由于受到规模的限制,没有设置审计部门,内部审计是企业内部经济活动和管理制度是否合理、合规和有效的独立评价,在某种意义上说是对其他有效控制的再控制.[5]XK 公司主要受到法人治理机构的监督,其独立性不强,难以有效发挥其应有的监督作用.财务部与采购部之间也只是机械按照各部门的并不完善的制度执行工作,在实际过程中也并为彼此监督,进而发现内部控制的不足之处,监督力度没有得到很好的落实.再来就是员工对内部控制制度理解上的差异或者是有意识的舞弊,企业没有对内部控制制度的检查监督,也使得监督的有效性大打折扣.

3 采购与付款有效控制优化建议

3.1 改善员工素质

XK 公司的领导者首先要转变自身的态度和想法,将公司内部控制环境的优化提到日程上,其中最需要优化的就是员工的业务素质和专业技能.公司需着重培养采购人员对采购业务知识的掌握,对与原材料,如各种布匹质量的辨认能力,要很好地区分开各种顾客的材料需求,还要求采购人员有较强的市场掌握度,能够准确及时收集市场和供应商相关信息.公司可以定期组织其进行培训,聘请专家对其进行指导,加强员工的专业素养.同时公司还应该建立竞争上岗、关键岗位轮换等制度,培养采购人员的竞争意识,降低采购人员的舞弊行为.

3.2 改进采购与付款控制活动

XK 公司在控制活动方面没有很完善的制度去规范,简单的规章制度形同虚设.而有效的控制制度和政策是为控制活动提供了更好的执行标准和依据.因此,结合实际情况 XK 公司可以从不相容职务相分离、授权批准和预算等方面进行控制活动.首先 XK 公司应当明确各个部门和岗位的职责、权限,建立采购与付款业务的岗位责任制,确保办理采购与付款业务的不相容职务相互分离、制约和监督.例如物资的采购人员不能同时负责会计的记录;采购人员应该与负责付款审批的人员相互分离等.其次,设立专门的采购中心负责整个采购工作.采购中心的业务员中必须有懂得企业所需物资方面知识的人员,防止所采物资不适合等造成的成本增加.采购人员建立诚信档案,定期考评建立奖惩制度与晋升直接挂钩.并且每次采购不派单人,派人具有随机性不固定,形成相互监督机制.除此之外明确好采购与付款业务进行的授权批准流程,严禁未经过授权的机构和人员办理采购与付款业务.最后根据 XK 公司的现状,可以在生产、采购和仓储部门进行预算控制.需要使用物资的先进行申请,然后对其可行性和合理性进行分析,分析通过了就要填制预算单交给管理层和部门负责人审批,通过后即可采购.[7]

为了使得物资采购能够更加合理控制,可以加入市场调查元素,根据季节和供求来确定物资价格,填写好资金使用计划表进行审批,通过后方可采购.具体采购预算环节的具体流程如图 4.

=====================

3.3 强化内外部制度监督作用

根据 XK 公司企业采购与付款业务监督活动来看,主要包括内部监督和外部监督两个部分.XK 公司外部的监督是把客户对产品质量、服务情况等的反馈作为外部监督的标准,其次,在定期聘请注册会计师等企业外部人员对公司采购与付款的内部有效控制执行情况进行评估,并对相关的风险点、流程、制度等提出改善意见.对于内部监督,XK 公司可以设立审计部门并定期或不定期对采购与付款业务流程进行监督,在不同的环节上采用不同的监督方式:①在布料供应商的选择上,应对采购部门选定的供应商是否具有资格认证进行监督,并审批其招标的程序.②在确定衣服价格的时候,要判断其价格确定的依据是否充分,并对评标、谈判、询价的人员构成进行合理地监督.③在合同签订的监督事项中,应对合同审批流程是否合规、内容是否合法、相关档案资料是否完整等进行监督.④在验收环节,着重对验收人员进行监督检查,其次看物资是否按规定程序办理入库手续及其数量、规格是否与规定的样品一致.⑤在付款方面,应对有关票据是否真实、可靠进行监督,对于采购资金的挪用进行严厉把关,对付款程序是否合规,有没有经过相应授权人员的审批等.[8]

参考文献:

[1]中华人民共和国财政部等.企业内部控制应用指引第 7号---采购业务,中国财政经济出版社,2010.

[2]彭青洪.项目管理中采购风险的规避与采购成本的控制[J].采购与供应管理,2010(1):54-55.

[3]任晓静.采购与付款内部控制中的问题[J].合作经济与科技,2011(12):98-99.

[4]张庆龙,聂兴凯.企业内部控制建设与评价[J].北京:经济科学出版社,2011:151-160.

[5]陈策.采购循环的内部控制要点[J].财会月刊,2010(11):28-30.

[6]中华人民共和国财政部等.企业内部控制规范 2010[M].中国财政经济出版社,2010.

[7]田思宇.H 烟草工业公司采购与付款内部控制优化研究[D].湖南大学,2012.

[8]郑莹.JW 集团采购与付款循环内部控制的研究[D].天津商业大学,2013.

[9]王萍.采购与付款内部控制中存在的问题与对策[J].会计之友,2013:114-115.

TAG标签： 采购     付款     内部控制