摘   要：　ERP结合了信息技术和先进的管理思想, 是企业重要的经营管理方式, 由于企业会计业务流程与ERP系统不能完全融合, 导致ERP优越性得不到充分发挥, 因此需要对会计业务流程进行优化再造。本文通过梳理ERP理论及其发展历程、会计业务流程再造理论以及ERP对传统会计信息系统的影响, 然后以亚新科美联公司为研究对象, 分析该公司现有财务流程运行低效的表现、优化的目标和方法, 识别出流程再造的不利因素, 最后给出优化建议, 以期为ERP环境下的会计流程业务再造优化提供一定的参考价值。

　　关键词：　ERP; 流程再造; 会计业务;
 

　　一、引言

　　随着市场竞争的日益激烈, 企业必须借助先进的科学技术和管理经验, 才能在行业发展中取得更大的市场份额, 企业资源计划 (ERP) 融合了信息技术和先进的管理思想, 将物流、资金流、信息流集为一体, 为决策者提供系统全面的信息。经过几十年的探索与实践, ERP已日臻完善, 得到了大多数企业的认可和使用, 能够有效提高企业的经营管理水平和核心竞争力, 但是由于企业原有业务流程与ERP系统存在冲突, 导致ERP的实际应用效果不佳, 因此迫切需要改变这一现状。

　　会计业务流程是企业业务流程再造的关键。一方面, 会计活动贯穿企业生产经营的全过程, 与购产销之间均有密切联系;另一方面, 在再造会计业务流程的过程中, 由于与其他业务模块之间存在广泛联系, 必须对其他业务模块进行同步优化, 建立科学合理的、适合ERP系统的采购、生产和销售等流程, 才能有效整合资源, 顺利运用ERP系统, 为信息使用者提供及时准确的信息。传统会计流程反映的会计信息是滞后的, 财务部门在其他业务活动结束之后, 进行事后记录, 这就无法发挥ERP系统的信息集成和共享功能。因此企业必须再造会计流程, 利用ERP系统的信息集成与传递功能, 实现会计业务的事前预测、事中控制和事后记录, 提高会计信息的及时性、有效性, 提高财务人员工作的效率和效果, 同时为做出准确的决策提供财务支持。

　　企业会计流程再造, 不仅需要符合ERP系统的要求, 还要基于企业现实情况, 满足实际业务的需要;不仅需要对原有的会计流程进行再造, 还要重新设计相关的购产销流程, 只有流程之间达到相互匹配的程度, 才能更好地发挥ERP的强大功能。

　　二、ERP与会计业务流程再造

　　(一) ERP理论及其发展历程

　　(1) ERP的定义。ERP即企业资源计划, 是利用信息技术记录企业各项经济业务数据, 加以整合以实现共享, 为决策者提供有用信息的管理工具。经过不断的探索和实践, ERP系统日渐成熟, 融入了现代管理模式, 对企业管理有很大的促进作用。通过ERP系统合理配置企业资源, 尽可能地创造效益和节约成本, 提高经营管理的效率。

　　(2) ERP的发展历程。20世纪60年代, 出现了MRP (物资需求计划) , 其原理是根据订单数量来确定生产量, 继续分解确定出原材料的需求量, 进而计算出采购量, MRP解决了库存与生产在时间和数量上的不匹配问题。到了70年代, 信息技术逐渐兴起, MRP才得以广泛应用。80年代随着企业业务不断细化, 采购、生产、销售和财务工作复杂起来, 需要通过信息技术实现不同工作之间信息的沟通, 此时在MRP中加入了采购、生产、销售和财务。直到90年代, 对上述业务过程不断进行拓展, 形成了ERP系统。现在的ERP功能更加完善, 不仅对业务流程的内部控制加强, 对分析决策的支持也得以增强。

　　(二) 会计业务流程再造理论

　　(1) 会计业务流程再造的含义。会计业务流程再造指的是会计人员基于企业实际业务, 在原来流程的基础上重新设计、塑造企业的会计流程, 去除不必要的流程和改进不合理的流程, 以更有效地为管理层做出决策提供财务支持。

　　(2) 传统会计业务流程的缺陷。一是不能准确提供管理者决策所需信息。企业按照不相容职务相分离原则, 进行各部门各岗位职责的划分, 因此会计人员没有权限接触到所有的业务数据, 带来的弊端是会计人员不能将财务数据放到企业整个业务流程中考虑, 导致有用信息可能被忽略。目前系统提供的会计信息很类似, 部分对企业影响重大的信息没办法进入会计信息系统, 财务报告失去应有的作用, 财务工作发挥不了应有的效果。

　　二是不能真实完整地反映企业经济业务。企业购产销过程中的相关数据是由各部门负责记录的, 财务部门在一系列业务活动完成之后, 以各环节提供的相关单据为依据录入会计信息系统。由于非财务人员财务知识的缺乏, 对财务数据不敏感, 在记录过程中可能会遗漏重要的财务信息, 导致原始凭证记载信息不完整, 这将直接导致财务人员记录出现错误, 此时会计信息就无法真实完整地反映企业的业务活动。

　　三是不能及时提供会计信息。会计工作一般都是在企业业务活动结束之后, 根据相关原始凭证进行记录, 提供的财务信息相对于实际业务是滞后的, 因此很难做到实时反映。现在的会计工作不应该满足于记账和出具会计报告等活动, 而应为管理层提供及时有效的财务数据, 更好地满足决策需要。

　　四是难以实现信息共享。企业部门和业务之间的数据不能实现共享, 信息不能有效传递和交换, 带来了“信息孤岛”现象, 造成会计信息之间相关性不强, 进而影响管理层做出正确决策, 不利于合理统筹资源。

　　传统会计信息系统下的业务流程已经跟不上企业的发展步伐, 需要将传统会计业务流程理论与ERP相结合, 对企业会计业务流程进行重新设计再造, 以更科学合理的方式记录会计数据, 为决策提供有价值的会计信息。

　　(三) ERP对传统会计信息系统的影响

　　(1) 数据采集方式发生改变。过去会计信息系统中的数据由各部门分别录入, 采购部根据采购订单、入库单和发票等单据上的信息记录到信息系统中, 生产部根据生产订单、领退料单等凭证记录信息, 销售部根据销售发票、出库单等凭证进行记录。最后传递给财务部时, 还需要对记录过的信息重新整理, 重复性的工作不仅增加工作量, 而且增加不必要的成本费用。通过ERP系统可以实现信息在不同模块间的传递和共享, 节约了时间和成本, 不同模块之间信息还可以相互验证, 提高了信息的准确性。另外ERP系统扩大了数据采集范围, 提高了数据的时效性。传统会计信息系统的数据采集与ERP系统对业务数据的采集对比详见图1和图2。

　　图1 传统会计信息系统的数据采集

　　(2) 会计凭证生成方式不同。不同于以往的财务人员手工填写会计凭证的方式, 现在部分凭证可以通过ERP系统自动生成, 财务人员只需要填制系统无法自动生成的凭证即可, 有效减少了重复性的工作。通过对企业业务流程进行再造, 各部门采集的数据能够自动生成和批量生成, 还应注意数据录入的准确性。

　　图2 ERP系统对业务数据的采集

　　(3) 会计信息的输出形式不同。过去的会计信息系统生成的信息存在严重的滞后性和时效性, 价值也大打折扣, 生成的信息形式单一且不能满足管理需要。ERP环境下对会计流程再造不仅可以实现物流、信息流和资金流的同步, 而且输出形式更加丰富, 数据既可以在系统中保存, 也可以根据需要生成报表或表单加以保存。

　　综上, ERP对传统会计信息系统影响深远, 企业应根据ERP系统各模块的要求, 对符合要求的会计业务流程予以保留并继续优化, 对不符合要求的部分予以再造, 以更好地服务于企业决策的需要。

　　三、亚新科美联公司基于ERP的会计业务流程再造

　　(一) 亚新科美联公司现有财务流程运行低效的表现

　　亚新科美联 (廊坊) 制动系统有限公司成立于1994年10月, 占地150亩, 是一家中美合资企业, 年销售额6亿元, 有30多项空压机方面的专利技术, 采用瑞士混砂系统、德国格林珩磨机、英国兰迪斯曲轴磨床、海克斯康三座标测量仪和美国贝尔德直读光谱仪等高精尖进口加工和检测设备, 年产轿车制动件200万件, 车用空压机80多万台。上海大众、一汽大众和北京奔驰等是轿车制动件的主要客户, 车用空压机方面是玉柴、潍柴和雷沃动力等的核心供应商, 亚新科美联公司曾获得:“全国质量诚信AAA级品牌企业”、“中国汽配行业十强生产企业”和“全国百家优秀汽车零部件供应商”等多项荣誉。

　　随着业务市场的扩展和订单数量的增加, 公司原有的生产、销售、财务和人力等不能满足企业的发展需要。公司会计信息化发展相对落后, 仅是将手工方式转成了计算机做账, 仅利用了ERP系统中的财务会计功能, 对于其他功能尚未投入使用, 没有将业务情况与会计信息紧密结合起来。在亚新科美联公司的基础上, 总结了国内会计信息化的特点:

　　(1) 会计流程再造活动与会计信息化分离。目前国内的会计信息化程度较低, 利用计算机做账虽然在一定程度上提高了工作效率, 但是生成的信息并没有给会计信息使用者提供决策帮助。国内常用的两款会计处理软件用友和金蝶, 只是起到了记账、生成报表的作用。它们改变了记账方式, 但是没有突破传统的会计业务流程。作为合资公司的亚新科美联业务量较大。美国方面对财务的要求比较严格, 认为财务部门的作用不应只是会计核算, 还要分析财务状况, 促进企业长远发展。亚新科美联公司为此只能聘请专业的软件开发人员, 拓展软件功能, 以满足财务分析需要。

　　(2) 部分业务实现了一体化。会计信息化的最终目的是实现业务与财务一体化。但国内只是在数据录入上保持了一致性, 数据录入后却分别存储在了业务、财务模块, 使大量数据重复存储。资料在会计处理的过程中也会出现数据丢失的现象, 导致数据不完整, 只能为决策者提供片面的依据。所以, 企业应加深对会计信息化的理解, 再造会计业务流程。

　　(3) 财务软件开发存在违反会计处理规则的设计。某些会计软件中的反记账与反结账功能实际上是违反会计准则规定的。这些功能会影响会计信息的准确性, 应该被取消掉。企业应规范记账流程, 及时录入财务信息。此外, 会计处理软件应能够记录财务人员修改财务数据的情况, 以方便审计工作的开展。

　　(4) 企业集团内部财务软件不统一。考虑到成本因素, 子公司、分公司通常会采用较为廉价的会计软件。这样虽然能起到节约成本的作用, 但会导致两种软件数据处理存在偏差, 还可能借助人工调整弱化了财务软件的作用。因此企业应当尽可能的使用同一种会计软件, 真正实现会计信息共享。

　　(5) 公司内部ERP使用者的素质较低。亚新科美联公司把工作重心放在了销售上, 过于追求公司业绩, 对新员工的培训不足, 内部管理出现问题。公司对新员工培训时, 通常会采用“传帮带”形式, 通过口口相传达到培训的目的。这种方式使得培训结果在很大程度上依赖于员工的素质。因为没有明确的书面工作流程, 新员工不能很快的适应企业的工作, 出现的失误也比较多, 降低了财务信息的可靠性。

　　(二) 亚新科美联公司会计业务流程优化的目标

　　明确企业的业务工作流程, 有助于员工清楚地认识自己的职责, 提高员工对会计信息价值的理解, 发挥各自的作用, 帮助企业创造价值并实现经营目标。优化企业的会计业务流程最终是为了改善企业现状, 使其充分适应ERP环境, 获取高质量的会计信息。

　　企业在实施ERP系统时, 应依据企业的实际情况, 整合利用企业的优势资源, 逐步实现会计业务流程标准化。优化公司的会计业务流程, 必然会牵涉到其他部门的工作, 例如销售部门、采购部门等。在与其他部门的合作中, 会慢慢建立统一的管理系统, 进一步规范会计业务, 实现亚新科美联公司财务信息与业务信息一体化。

　　采用ERP系统在很大程度上减少了财务人员的工作量, 使得员工更加积极地参与企业的管理活动, 提高了工作效率和企业效益。ERP系统一个重要的特征是可以整合企业的财务信息与资源, 实现信息实时共享, 为决策者提供决策依据。会计信息化过程中, 企业要加大对员工的培训, 不仅要让员工学会使用ERP软件, 更要让员工的思想得到转变, 加深对公司业务的了解, 成为高素质、高技能的人才。

　　(三) 会计流程优化的方法

　　经过20多年的经营管理, 亚新科美联公司目前已经总结出一套适合企业实际情况的业务流程。但是企业的员工对之前的业务流程依赖性较大, 不能循序渐进的建立新的业务标准, 势必会使员工产生排斥情绪, 影响企业的经营管理。因此, 在优化改造原有的业务流程时要逐步进行, 认真分析实际情况。可以在以前业务流程的基础上, 加入或者替换删除不适合企业的程序, 实现现代化的企业管理。同时企业要及时解决业务操作中出现的问题, 利用ERP系统实现财务与业务的一体化。

　　(四) ERP环境下的会计业务流程再造优化

　　(1) 采购业务流程。第一, 采购业务流程存在的问题。公司名义上采用ERP系统, 但在实际应用中并不理想。公司在采购商品时没有提前制定采购计划, 实行临时采购和线下操作, 采购信息的记录采用纸质单据, 并未在系统中记录。所以系统中所包含的信息不够全面, 也无法为财务分析提供充分、有效的信息数据。此外, 亚新科美联公司的供应商大多是从公司开业就开始合作, 后期发展中也没有寻找其他条件更佳的供应商, 导致采购渠道受限, 不利于公司长远发展。而且公司对供应商的资质水平没有进行审核, 采购的存货质量也难以保证, 这样会影响公司的销售和信誉, 失去部分市场份额。

　　第二, 采购业务流程的优化方案。公司要提前制定采购计划, 每次采购完毕要将采购物品的规格、数量、单价等信息及时录入系统, 并通过系统生成采购发票, 据此进行会计处理, 转到财务系统生成会计凭证。这样才能保证会计信息与业务信息的勾稽关系, 利用ERP系统进行财务分析。公司应该展开市场调查, 选择更优质、更合适的供应商, 将有关信息、供货周期等及时录入系统并按时更新和维护, 通过系统控制成本和库存, 避免产品积压, 调节公司生产和销售, 提高资金使用效率。

　　(2) 库存管理业务流程。库存管理对公司的成本控制、存货周转、生产销售的影响非常大, 但这项工作执行起来却很复杂。库存管理主要包括系统管理和人工管理两个模块。公司在选择供应商和购货商时十分注重成本控制, 而成本的支出是否合理, 能否实现成本最小化和利益最大化, 很重要的一部分就是科学有效的库存管理。

　　第一, 库存管理流程存在的问题。首先, 未能在系统中及时录入库存信息, 公司仍然采用落后的手工记录库存的收发存等相关信息, 这种人工管理模式下的库存信息十分滞后, 无法反映正确的库存信息, 更加难以实现成本控制分析管理;其次, 库存积压或不足, 货物的采购一般是按照货物申请部门以往的经验来确定数量, 极易造成库存积压或短缺的情况, 影响存货稳定性和公司的生产销售环节。

　　第二, 库存管理流程的优化方案。首先, 落实仓库管理机制, 库管员要严格执行公司制定的仓库管理机制, 对于存货的入库、出库、结存要按时、准确的记录, 并及时录入系统, 定期盘查库存, 保证账实相符;其次, 调整库存结构, 避免库存积压或不足, 制定科学的采购计划, 合理设置供货周期和安全存量, 提高存货周转率和资金使用效率, 做好定期盘查工作和存货防护工作, 避免出现存货丢失、毁损现象;再次, 及时处理退料和废料, 督促仓管员做好仓库管理工作, 对于生产部门退回的材料、需要清理的废料和退回供应商的材料, 要单独记录并及时进行处理, 提高仓库使用效率, 关注存货的持有量是否合理, 不经常使用的存货以及易积压的存货, 建议采购部减少采购量或采购次数, 提高资金使用效率;最后, 增加标识管理, 给入库的不同货物贴上不同的标识, 将重要的货物贴上易发现、色彩鲜艳的标志, 以便仓管员进行归类、查看和登记。

　　图3 库存管理-出库流程图

　　(3) 应付账款业务流程。亚新科美联公司的应付账款较少, 付账期也较短, 因为公司的供应商一般都是长期合作的伙伴, 在进行物资采购时经过公司审批之后就直接向供应商付款, 应付账款流程非常简单。

　　第一, 应付账款流程存在的问题。首先, 没有对供应商进行有效管理, 公司没有开发新的供应商而是长期依赖之前合作的供应商, 容易造成公司对市场的反应迟钝, 不能及时了解所需物资的价格变动, 造成采购成本的增加;其次, 供应商及采购信息不全面, 公司的ERP系统应用不够完善, 采购信息和供应商信息没有及时、完整的录入系统, 无法利用系统对成本进行控制分析。

　　第二, 应付账款流程的优化方案。将物品采购的品名、规格、数量、金额等信息及时录入系统, 再利用系统将应付账款相关信息传递给会计部门, 以便会计部门对应付账款进行管理规划, 提高资金周转率。通过完善ERP系统的应用也可提高办事效率, 减少繁琐、重复的流程。公司目前的应付账款流程难以满足公司的长期发展, 加强会计部门对应付账款的监督和审核, 还应加强与供应商的联系, 防止出现信息疏漏和错误, 影响财务报表项目。

　　(4) 应收账款业务流程。第一, 应收账款业务流程存在的问题。首先, 容易增加坏账损失, 公司对客户购货采取的收款方式不是根据客户的信用, 而是根据客户是新客户还是老客户, 公司对新客户采取预收货款的方式, 对老客户才给予赊账、分期收款的优惠, 但是老客户的信用程度不一定是最佳的, 公司对客户的信用不予考虑, 容易增加坏账风险;其次, 应收账款回款困难, 面对增长迅速的业绩, 公司的应收账款随之增多, 回款滞后的情况发生后公司又没有派专人进行催收, 账款的回收困难影响公司的资金周转。

　　第二, 应收账款流程的优化方案。首先, 对客户的信用程度进行追踪核实, 以此决定收款方式, 对信用程度好的客户可以采取赊销方式, 对于信用差的, 无论新老客户都要谨慎使用赊销方式, 以此减少坏账损失风险;其次, 做好应收账款和相应客户的匹配工作, 并安排专人按照付款期限对货款进行适时催收, 加快资金周转, 针对付款及时的优质客户给予适当的优惠, 加大合作力度, 针对恶意拖欠货款的客户, 要谨慎合作。

　　(5) 审批流程。第一, 审批流程存在的问题。亚新科美联公司对于资金的管理意识较差, 对于公司的日常支出没有进行登记, 货物采购的付款方式和时间也没有进行记录, 对于采购物品的数量和领用也没有进行审核和管理, 导致公司资金管理困难。为了加强资金管理, 会计部门要增强财务管控意识, 各个部门业务流程的审批制度也要更加科学、规范, 并严格执行。

　　第二, 审批流程的优化方案。首先, 采购部门要提前进行采购申请, 经领导审批之后制定采购计划, 其采购品种和数量要严格审批和控制, 会计部门要对采购的货物和付款方式加以确认并提出建议, 加强资金管控, 同时公司管理层要加强资金管理制度和防范措施的制定, 并以身作则, 严格按流程办事;其次, 规范资金收支的审批流程, 有资金需求的部门要填写书面申请, 经批准后给予支付, 同时要实行不相容职务分离制度。

　　四、基于ERP会计业务流程再造存在的问题以及优化建议

　　企业为了充分发挥ERP系统的作用, 促进会计信息、业务信息一体化的发展, 其依据自身的情况对会计业务流程进行了优化。在推广实施优化后的流程时, 企业工作人员、原有思维等都会成为实施新流程的阻碍。为了新流程的顺畅实施, 需要对影响新流程实施的不利因素进行识别, 并且在优化流程时对这些因素加以分析。

　　(一) 不利因素的识别

　　(1) 企业组织结构与会计流程的匹配风险。不同的企业在优化会计流程时会存在不同的问题, 这是由于每个企业员工结构、组织结构、业务结构存在差异。企业在优化会计业务流程时, 也要对企业各结构进行重新调整。

　　一是企业员工对流程优化的接受度和配合度。由于企业员工之前都是按照原有流程进行工作, 而优化前后的流程在工作方式等方面会有所不同, 这难免会出现员工不适应新流程的现象, 甚至某些员工对新流程产生抵触情绪。为了顺利实施新流程, 一方面, 企业应调整人员的岗位、优化各部门的权利和职能;另一方面, 企业高层应当参与到新流程的实施过程中, 对员工加以引导。

　　二是企业管理层对会计流程优化及实施方案的态度。会计流程的优化对于企业发展具有重要意义, 会计流程的再造达到预期效果能给企业带来巨大的效益, 管理层应当认识到这一点。为了加深部门间的交流合作、推进新流程的实施, 企业管理层应身体力行, 给企业员工做出表率, 如果企业管理层没有解决各部门间的矛盾, 不仅会阻碍新流程的实施, 甚至对企业的发展带来不利影响。

　　(2) 会计流程与工作系统间的匹配风险。ERP系统的研发依靠信息技术人员, 而操作人员则是企业各部门的工作人员。ERP系统在企业是否能够正常高效运行, 这不仅需要工作人员了解ERP系统和新的工作流程, 还要工作人员能够应对新流程带来的挑战。否则, 这不仅会影响ERP系统对企业管理的作用, 同时系统中的各项数据也不能应用到企业的财务决策之中。目前随着信息技术的发展, 越来越多的企业将信息技术运用在企业的运营和管理中。为避免企业出现信息技术跟不上ERP系统发展的情况, 企业应当结合自身发展的需要, 制定对信息技术的更新和发展计划。

　　(3) 业务流程与会计流程的匹配风险。财务部是企业的核心部门, 企业所有的业务经营信息都要经过财务部来核算反映, 因此企业对会计业务流程的再造, 也是对企业其他部门流程的再造。如果企业没有优化其他业务部门的流程, 仅对会计业务流程进行了优化, 必定会对ERP系统在企业的应用造成不利影响。

　　(二) 优化建议

　　(1) 重新设定组织岗位。在设计会计业务流程的优化方案时, 发现企业存在出纳没有做余额调节表的权利、会计凭证的记账和审核人员必须不同等现象, 即工作人员的工作内容和会计岗位职责不符。企业应当根据ERP系统和会计流程优化的条件, 对会计岗位职责不符的工作加以调整。同时, 企业的其他业务部门需增设新岗位和增加新的工作任务来适应新流程的实施。对此, 企业可以将原来工作内容相近的员工安排到这些新岗位中, 以期最大限度避免员工不熟悉新流程给企业带来的损失。

　　(2) 提高企业员工的素质。近年来随着公司业务量的不断扩大, 需要注入新生力量来适应企业发展。在员工入职前, 企业需对其进行职前培训。由于ERP系统的内容每年都有更新, 因此员工不仅要熟悉ERP的基本操作, 也要掌握运行原理。企业在开展培训工作时, 对员工ERP系统的培训和学习应特别注意。

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