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互联网技术下房地产档案管理问题与对策

发布时间:2019-09-29

 

  现阶段互联网 + 发展是一种大趋势,很多行业都在寻找与互联网的连接切入点。随着城市化深入发展,房地产档案管理正面临着多方存储、使用和参与的问题,给档案工作带来一定的困难。互联网环境下可以实现信息对接,及时更新房地产档案信息。这对于房地产档案管理具有重要作用,尤其是互联网的充分利用可以提高房地产档案管理的效率,减少工作量,使房地产档案管理更加完善。但互联网与房地产档案管理的结合中,还存在诸多问题,阻碍了互联网和房地产档案管理工作的进展。
  
  1 互联网环境下房地产档案管理存在的问题
  
  1.1 信息数字化问题
  
  传统的房地产档案管理主要采用手工信息加工方法。无论是档案的贮存、变更,都需要手工信息加工。工作量大,需要的时间长、资料贮存困难,而且资料查找不易。由于房地产档案管理的资料是集中贮存的,并主要以纸质贮存,容易发霉、损坏。而且这样的贮存方法如果出现意外,将造成不可逆的损毁,难以弥补。因此,房地产档案需要进行数字化,使这些资料可以在网络中传输,及时解决房地产档案的变更问题。同时可以增加一个贮存的途径,降低资料损坏、丢失的风险。
  
  1.2 档案属性认定问题
  
  房地产信息化已经有一定的成效,档案中存储了文字、图像等有关权属的、有贮存价值的材料。但实际上,在需要出具房地产档案相关证明时,都会要求提供纸质的原件、复印件。也就是说,信息化的房地产电子档案并不被认可,不能够当做证明材料使用。因此,使用档案的人员要将纸质证明材料往返于各个机构间,增加了他们的负担。而且档案管理人员的工作量也没有减少。
  
  1.3 档案信息传输的标准化问题
  
  网络下档案信息传输的格式比较多,应用的程序也不尽相同。
  
  各个单位各自使用自己的程序,材料也以自己的格式来贮存。这样使得各个档案管理单位只能在内部交流,而缺乏各单位间的交流条件。也就是说档案信息传输方面并没有一个统一的标准,这就造成档案信息无法完成共享。
  
  1.4 房地产网络档案信息的安全问题
  
  互联网状态下房地产档案管理给人们的档案信息查看、利用、贮存等提供便利。但其中也存在非法利用的情况。这就关系到档案信息的安全问题。这也是互联网信息交流、沟通中普遍存在的问题。
  
  这一情况将不利于保护人们的合法权益。因此,对于房地产档案信息安全问题中,贮存、利用、查看的权限是亟待解决的问题。
  
  1.5 信息贮存者和利用者的义务和责任问题
  
  现阶段,很多部门、单位等在涉及到房地产档案信息时,都会贮存与档案有关的资料。也将是说,同一份资料,可能有很多个单位同时贮存、使用。在这样的情况下,对于房地产档案的信息贮存、使用等责任和义务问题就摆在我们的面前。而且在档案信息贮存中,如果出现网络档案信息与实际不符的情况,那么也将会引出档案信息核实问题。那么核实的标准也是亟待解决的问题。
  
  2 互联网环境下房地产档案管理问题的解决方法分析
  
  2.1 加快房地产档案数字化进度
  
  互联网的发展是迅速的,房地产档案管理可以借其发展趋势完成数字化。建立电子档案,并保持电子档案和纸质档案保持一致性。
  
  在纸质档案进行跟新时,电子档案也应同步更新,保持信息一致性。
  
  2.2 明确数字化房地产档案的认定属性
  
  目前电子档案的作用比较有限,一般不会作为有效的证明材料,缺乏法律属性。主要是目前的证明材料还是以纸质档案为主。随着互联网的发展以及人们对档案信息调用的方便性要求越来越高,人们对电子档案的使用范围会越来越大。那么对于电子档案的认定属性问题也是需要解决的。针对这一点,可以通过法律来规范电子档案的属性。
  
  2.3 构建完善的沟通交流平台
  
  由于信息沟通不完善,造成同一个资料信息出现多方贮存、使用的情况。为能够使房地产档案资料使用、贮存更加规范,政府应该构建一个权威、统一的信息沟通交流平台。在平台中,协调房地产信息资料的贮存、使用,解决因信息沟通不畅引起的问题。
  
  2.4 规范化互联网环境下的档案信息共享机制
  
  房地产档案信息共享是必然趋势。但共享中会存在各种风险、隐患,容易造成信息共享陷入泥潭。为了保证房地产信息共享能够顺利构建、发展,必须要规范化共享机制。尤其是对于房地产档案的使用、贮存者,明确和规范他们的义务和权利,明确规定房地产信息档案的贮存、使用权限。一方面可以让房地产信息共享有章可循、有条不紊开展;另一方面可以防范共享风险,消除共享隐患。尤其是对于出现不合理、不合法的贮存、使用现象,必须有匹配的惩罚机制。
  
  2.5 建立房地产信息核实机制
  
  在房地产档案数字化后,可能出现电子档案和纸质档案信息不一致的情况。在此情况下,可以以纸质档案为标准。因此,必须要完善纸质档案的管理,并以此为基础构建电子档案。对于房地产档案更新情况,必须是电子档案和纸质档案同步更新。毕竟纸质档案是电子档案的基础,目前情况下依然无法完全摆脱纸质档案,因此,必须要保证纸质档案的完善,并将其作为核实标准。
  
  结束语
  
  在互联网环境下,房地产档案与互联网结合发展是必然的趋势。通过与互联网结合,房地产档案的管理会更加完善,而且能够解决目前档案管理中存在的各种问题。这将有利于促进房地产档案管理的发展,使管理工作更高效、科学。从而使房地产档案管理真正服务于人们,为各单位、个人使用房地产档案提供便利。
  
  参考文献
  
  [1]杨银。 网络时代房地产档案的信息化管理模式探究[J]. 办公室业务,2016(14):180.
  
  [2]纪明鸿。 房地产档案信息化建设浅议[J]. 太原城市职业技术学院学报,2013(10):157-158.
  
  [3]刘蓉。 房地产档案管理存在的问题与应对策略[J]. 办公室业务,2014(15):96-97.

 

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