摘要：高职院校档案管理具有管理学的属性,目前其管理与利用较为薄弱,认为档案管理核心问题是人的问题,运用管理心理学研究管理者和利用者的不同个体心理特征,针对性采取措施满足其心理需求,能有效提高高职院校档案管理和利用质量与水平。

　　关键词：档案管理; 管理心理学; 利用; 高职院校;

　　档案管理与利用是高职院校工作的重要组成部分,由于其建校时间较短,档案管理和利用尚处于初级阶段,在管理模式、体制机制、意识、手段、管理与利用效果等方面存在着一定的局限性与不足,尤其在档案管理、软硬件、机构设置以及人员的配备等方面均较为薄弱[1]78。然而,档案管理作为学校管理的一部分,它具有管理的基本属性,属于管理学范畴,管理心理学是运用心理学的一般规律去解决管理过程中人的心理问题,并使之在管理领域具体化[2]112。它主要研究一定组织中人的心理和行为规律,从而提高管理者预测、引导、控制人的心理和行为的能力,更为有效地实现组织目标。管理心理学的一些理论与实践可作为高职院校档案管理与利用的依据加以运用,可起到事半功倍的功效,大幅度地提升高职院校档案的管理与利用水平[3]513。从管理心理学角度分析高职院校档案管理的现状与原因,分析人的这一本质核心问题,抓住管理者的心理及利用者的心理,运用管理心理学的理论,结合高职院校管理特殊性,抓住不同群体的心理特征采用不同的方法,针对性提出其提高管理与利用效率的措施,让高职院校的档案管理与利用产生综合的良性效应,使其上一大台阶[4]179。

　　一、档案管理的现状和管理者的心理特征分析

　　1.档案管理的软硬件条件薄弱,学校管理者普遍对档案管理重视不够。高职院校档案管理未建立起职能相对独立的管理机构,在档案管理的硬件设施、场地安排、软件添置、工作环境、人员配备上均处于初级阶段,档案建设与管理的效率无法有效提升,档案的完整性、真实性、可靠性均无法得到保证[5]136。从管理心理学角度分析是管理者未将档案管理工作与教学、财务、基建等管理视为同等重要地位,管理意识较为淡薄。

　　2.档案管理队伍尚未完善,档案管理效率与水平较低。由于建设的时间比较短,管理意识淡薄,高职院校档案管理人员欠缺,管理人员的专业化程度较低,管理的梯队尚未形成,管理人员工作积极性和主动性不高。从管理心理学角度分析,档案管理人员普遍认为其处于弱势群体,工作不被学校重视和认可,他们缺少进修培训,知识更新也受到限制,时间长会存在失落感,缺乏成就认可和进一步发展的动力;同时由于工作环境和工作条件欠缺,产生应付的心理,容易引起工作中的种种不满和抱怨,工作中灰心丧气,对档案管理工作逐步失去了工作兴趣,更无法提起对档案管理改革和完善的积极性。

　　二、档案利用的现状和利用者的心理特征分析

　　高职院校档案管理由于其建设的滞后,档案利用效率普遍偏低,档案服务质量不高,档案利用的方式较为单一。然而档案的利用问题不仅起源于档案管理者,档案利用者出于不同的动机和目的,在利用档案过程基于对档案资料的满足感要求,不同个体还存在差异,往往产生出急切心态、人为因素、便捷、利己等不同的心理特点,档案利用者是影响档案利用的不可忽视的因素,研究档案利用者的心理特点是做好服务工作的前提。

　　三、高职院校基于管理心理学分析的档案管理与利用工作强化措施

　　基于档案管理与利用现状,以及管理者和利用者的心理特征分析,高职院校档案管理人员和利用者心理的“满足”感是其工作效率能否提高的关键所在。从管理心理学角度,高职院校强化档案管理与利用工作可以采取以下几个措施。

　　1.重视档案管理工作,明确高职院校档案管理与利用的目标。管理心理学以组织中的人作为特定的研究对象,在一定的成本控制条件下,重点在于对共同经营管理目标的人所在系统的研究,以提高效率,最大限度地调动积极性和创造性。由此可见,制订明确的目标是高职院校档案管理与利用的前提,学校要做好顶层设计,从档案管理机构设置、管理职能界定、管理中长期计划、管理队伍建设、软硬件建设等进行规划,建立起档案管理系统,使管理职能和目标明确,让管理工作有的放矢。

　　学校领导者要重视档案管理工作,将其摆在与学校各项管理同等重要的位置,设立档案管理机构,建立档案管理体系,配备好档案管理人员,建立信息化档案管理系统,加大档案建设的投入力度,建设功能相对齐全的档案工作环境,设立用于档案管理与利用的建设与管理专项经费,改善档案利用与服务条件,营造人人建档案、人人用档案的良好氛围。

　　2.拓宽档案管理人员的职业空间,提升档案管理群体的职业地位。管理学的“双因素理论”认为,要调动人的积极性,就要在“满足”二字上下功夫。高职院校档案管理工作要运用管理心理学的一般规律,具体分析研究档案管理中人的需要和动机,分析产生积极行为的一般心理过程,研究哪些因素最能在其心理上起到激励作用,如何保持和加强员工的积极性等问题。双因素理论基于高职院校档案管理人员的心理分析,根据这一理论基础,高职院校档案管理人员的“满足”应该注重拓宽档案管理人员的职业空间,提升档案管理群体的职业地位,具体从以下几个方面来实现。第一,重视档案人员的业务提升。高职院校应该重视组织档案管理人员参加相关业务培训,深入相关单位交流档案管理与利用经验,制订优惠政策鼓励他们进行学历提升,让他们从中获得再学习满足感。第二,制订档案管理人员的职称优惠政策,在评审条件、继续教育、职数核定等方面适当向档案管理人员倾斜,拓宽档案专业技术职务提升空间,满足职称提升的成就感。第三,建立档案管理工作激励机制。档案管理工作也纳入院校管理工作的重要组成部分,制订工作绩效考核制度,通过精神和物质奖励档案工作的成效,提高管理者工作的积极性。第四,改善管理人员的工作环境和工作条件。在档案室建设中文档一体化系统、档案室装修、档案管理硬件设备以及办公设备等完善与充实可以为档案管理者创造良好的工作与办公环境,满足其对工作环境的需求。

　　3.满足利用者的个性化心理需求,提升档案利用服务水平。第一,建立多形式的安全快速便捷档案服务体系。高职院校应创建人性化档案利用服务模式,做到档案利用与平时工作过程及工作习惯紧密结合起来,能够实现在工作中便捷高效率利用档案;建立强大的档案服务利用硬件系统,让利用者在不同场合、不同条件下方便快捷地获得查询利用结果,满足其急切的心理需求;开设多元化便捷服务通道,以适应不同利用者对档案利用途径、方式等的个性化心理需求。第二,全面提升档案利用服务质量和水平。要全面提升档案的利用服务水平与质量,必须抓住利用者的心理特征,从改善档案利用环境、提高利用服务工作艺术性、建立利用服务跟踪反馈系统等环节来实现。首先,改善档案服务利用环境是提高利用服务水平的基础。创建舒适良好的利用环境,可大大改善利用者的心情,可以从服务场所的布置、空间布局、检索工具的摆设、整洁卫生的环境、贴心的提示、明亮的阅览室、良好的通风条件等方面下功夫,让利用者在“安心”利用过程中得到“静心”。其次,应根据不同个性需求讲究个性化服务方式。档案服务利用应该根据年龄、性别、身体状况、性格等方面的差异建立多样化服务利用方式,档案服务人员应该讲求利用服务工作艺术性,注重仪表、用语、表情、动作、姿态、态度等工作细节,以适应个性化需求,满足利用者在档案利用过程中受尊重感,进而对档案管理者、档案工作产生信任感。最后,要建立档案利用服务跟踪信息反馈系统。档案利用服务的效果可通过建立信息反馈系统得到反映,通过这一系统可以反映档案管理与利用服务过程存在的问题,利用者的一些建议和意见。它是利用者和管理者沟通的另一渠道,是档案利用服务质量得以逐步提升的重要途径。

　　总之,基于高职院校档案管理和利用的现状,从管理心理学角度分析档案管理者和利用者的心理特征,从不同个体的心理满足出发,研究采取相应措施,提高管理与利用的效果,构建管理者和利用者之间相互信任、相互理解的和谐关系,进而充分发挥档案的价值,真正起到档案管理与服务部门的职能作用。

　　参考文献
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　　[2]宋明.浅谈档案管理存在的问题及对策[J].才智,2011(23).
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　　[4]李苗.浅谈在档案工作中运用管理心理学的必要性[J].经营管理者,2011(17).
　　[5]戴顺平,张金兰.强化档案管理提高服务水平[A].齐鲁档案论坛[C].2009.

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