摘要：行政管理工作对于政府而言十分重要, 其内容的复杂性和繁琐性要求各部门之间做到相互协调、相互配合, 并积极探索有效的管理模式。特别是对于办公室管理而言, 落实精细化管理制度, 创新管理模式, 能为政府的行政管理奠定良好的基础。办公室管理是连接高层和基层的必要纽带, 任何重要的信息都要通过办公室的行政管理进行处理和通知, 其重要性不言而喻。当前办公室行政管理还存在诸多问题, 针对这一情况, 提出精细化的管理标准和措施, 全面提高行政管理的科学性、合理性。

　　关键词：办公室; 行政管理; 精细化; 措施; 问题;

　　一、引言

　　精细化的管理是为了适应信息化时代的发展而提出的一种创新型管理模式, 是各行政单位开展管理工作的新趋势。主要以通过科学合理的管理手段实现政府对政治、经济、社会公共事业高效管理的目的, 要求政府内部各部门之间相互协调, 进行精细化的分工, 提高服务质量。从目前整体情况来看, 我国政府在办公室行政管理制度的设置上还存在很多不足, 没有真正做到精细化管理, 对新型的管理模式掌握不到位, 导致管理效率始终得不到提升。因此, 从管理工作中不断总结不足, 采取有效的应对措施是实现精细化管理的前提。

　　二、办公室实施精细化行政管理的必要性

　　办公室是政府内部的重要组成部分, 是协调整个政府各部门管理的桥梁。办公室不仅要负责传达并落实上级领导所制定的工作任务, 还要对基层和其他工作人员做好调研工作。工作内容主要包括项目分析、调查统计、会议计划、行政监督等。为了使办公室的效用充分发挥, 行政管理的理念就被广泛提出并执行。只有采用精细化行政管理的模式, 才能最大程度地消除现有的行政管理问题, 避免政府行使职能作用时出现不合理现象, 方便政府进行管理, 维护公共利益, 全面提升政府的执行能力。

　　三、当前办公室行政管理存在的主要问题及矛盾

　　(一) 主要问题

　　1. 缺乏明确的管理目标

　　对于政府来说, 都有特定的组织形式, 办公室作为部门中的重要机构, 应当制定好明确的管理目标, 并建立科学合理的管理制度, 以实现政府的战略管理目标。从当前的形势来看, 某些地区的政府都没有将管理理念及时转换到现代化社会发展中来。管理者没有认识到以社会主义市场经济为主导的经济体制的运转方式, 在短期目标和长期目标的制定上都缺乏前瞻性。所制定的目标和计划都缺乏组织性、全面性、先进性, 在此情况下, 管理人员也受到上级领导的思维影响, 在工作中凭借经验办事, 没有真正从社会的发展和人民的实际需求出发。最终导致部门衔接不到位, 事务脱节等问题。且随着国际化进程的加快, 政府对办公室管理效率的要求也越来越高, 如果没有以明确的目标作为管理重心, 那么工作人员的工作积极性也会受到影响, 当出现问题时相互推脱, 更是给政府带来许多不必要的麻烦。

　　2. 缺乏科学的监督体系

　　监督体系是确保办公室的行政管理得以落实的关键内容。政府办公室管理效率低下的主要问题便是在管理过程中缺乏科学的监督体系, 在工作人员能力表现、综合目标等内容上都缺乏科学化的衡量方式。具体表现在:绩效考核制度不够完善。虽然现今政府也在规范工作人员评价制度, 但在奖惩措施的设置上头重脚轻, 没有体现出公平性。有些工作人员并不是通过自己的实力进入行政单位, 而是由上级干部委派, 在考核的过程中更是可以直接走捷径, 导致其他工作人员的积极性也不高, 只图完成任务。另外便是在岗位的设置上缺乏衡量标准。政府的策略和目标无法靠某一部门独立完成, 而是需要各个部门相互协调, 共同谋事。纵观现有的岗位设置方案, 有些部门缺乏人才, 有些部门却出现人员饱和现象, 直接导致工作内容无法有效进行。最后便是管理制度上缺乏创新性。创新是促进政府跟上国际发展脚步的支柱, 在整个行政管理中都占据着不可或缺的地位。

　　3. 管理人员管理意识不强

　　实现精细化行政管理的基本前提便是要培养工作人员的管理意识。在制定各种规章制度时, 需要更加客观、更加细致的标准, 当发现不公平或其他不足时, 应当查漏补缺, 及时改正, 避免给工作人员造成过大的负担, 也要避免出现工作分配不当等问题。总体而言, 办公室精细化管理的重要原则便是科学合理。行政管理出现问题, 不能只归咎于个人, 团队合作才能让政府的行政工作时刻保持活力。

　　(二) 主要矛盾

　　1. 大局与小局

　　办公室是一个综合管理部门, 它同其他部门不同, 主要体现在服务性上。每个政府的办公室管理宗旨都是一切以大局为重, 并服务于大局。当办公部门同政府其他部门、内部工作和社会工作出现矛盾时, 要自觉地做到小局服从大局。管理人员要始终记得, 办公部门既要发挥引导作用, 也要自觉履行规章制度, 并与其他部门保持和谐关系, 切忌因部门个人原因而影响到大局工作。

　　2. 主动与被动

　　办公室行政管理既处于被动, 也要发挥主动性。这就要求管理人员学会从被动中寻求主动, 在主动中服从被动。善于将被动任务转变为主动工作, 按照常规规律阶段性地分配工作, 指导工作, 要主动承担责任, 不要消极应付上级所安排的任务。特别是对于突发事件和非确定性工作, 做到提前预知, 提前准备, 提前应对。办公室要发挥好自己的职能作用, 把问题想在前面, 主动提供超前服务。

　　3. 过度与欠缺

　　办公室行政管理人员还要履行的一个重要职责便是给上级领导提供意见和改进目标, 即政府“参谋”。想要做好一个参谋, 就要把握一个度, 掌握好分寸。在发生一些紧急情况时, 更是需要办公部门的人员协同参与, 充分发挥其管理的前瞻性作用。在领导做决策时, 不能缺位也不能越位, 瞎掺和或者越俎代庖地谏言是不明智的, 不仅不会得到领导的欣赏, 还可能引起反感。

　　四、实现办公室精细化行政管理的有效措施

　　(一) 明确目标, 量化标准

　　在管理中, 应当树立明确的管理目标, 制定科学化的管理制度, 要求工作人员严格按照规章制度办事, 切勿出现漏洞管理、过度管理等问题。可以从以下几个方面建立精细化的管理目标和标准:首先, 确保责权分明, 岗位划分科学, 制度公正。办公室的主要职能是为领导服务, 协调其他部门工作, 因此在岗位和工作流程的设置上, 一定要根据工种和服务需求统筹安排。其次, 工作流程的优化。办公室行政管理工作相对其他部门的工作来说更加复杂, 综合性较强, 简约的工作流程对于实现精细化的办公室管理能起到极大的促进作用, 特别是在上级命令的分析和处理上, 能够做到快速准确, 及时地完成领导所布置的任务。管理人员要努力完善并优化管理流程, 在任务的处理上更为快捷和高效。行动时也要符合逻辑性, 这样便于决策者更为直观地审视任务结果, 并提出决策方案。对每次出现的问题和不足也要及时总结, 并做出反馈和调整。与此同时, 信息化技术的发展为办公室管理提供了更为便捷的信息处理服务, 管理人员可以借助互联网的优势, 实现办公室的自动化管理, 对收集到的信息进行有效加工, 从内到外地协调管理工作, 防止问题的发生。

　　(二) 落实制度建设与运用

　　管理部门也要加快创新制度的建设和运用, 制定一套完善的管理体系, 优化组织机构, 突破传统的管理方法, 让办公室行政管理真正走向高技术、高水平的道路, 以增强政府的职能作用。制度创新已经成为市场经济体制下推动政府更快转型的必然趋势, 对办公室管理面临的问题进行全方面的研究, 并提出有效的理论依据和方案具有现实意义。

　　(三) 提高工作人员的职业素质

　　要想确保精细化行政管理工作顺利开展, 首先就要加强对工作人员的培养, 对工作人员应当具备的职业素质和管理技能提出更高要求。政府应当积极为工作人员提供学习平台, 给他们提供更多的培训机会, 增加他们的知识和见解, 为创新能力的提升打下基础。办公室管理人员要具备高素质、高技能, 并且还要将良好的素养运用到工作中, 全面提高工作效率和质量。在绩效考核标准的制定上, 也要确保公平公正、公开, 给予优秀工作人员特定的奖励, 以增加他们的自豪感, 给予违纪工作人员批评教育, 减少错误的发生率。

　　五、结语

　　办公室行政管理内容虽然复杂, 但只要掌握了管理的精髓, 那么实现精细化管理也不是不可能的。政府战略目标的制定, 要依靠办公部门的处事能力, 对于办公室管理人员来说, 不仅要充分发挥自己的主动性, 也要起到承上启下的作用, 认真完成领导布置的任务, 也要协调好其他部门的参与作用。

　　参考文献
　　[1]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程, 2014 (34) .
　　[2] 王欣.实现办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].科技与政府, 2013 (05) .
　　[3]董大斌.做好新时期办公室行政管理工作的思考[J].科技创新与应用, 2014 (16) .

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